MANEJO DE BASE DE DATOS

BASE DE DATOS ACCESS

MANEJO DE BASE DE DATOS

Una base de datos es una colección de datos que al manipularlos o analizarlos nos dará  como resultado cierta información. Permiten organizar la información en tablas y relacionarlas de forma lógica con la idea de poder formular preguntas para obtener información, las cuales son llamadas consultas.

Access es un manejador o administrador de bases de datos relacional, lo que significa que almacena y recupera datos, presenta cierta información y automatiza algunas tareas repetitivas. El hecho de ser relacional indica que es capaz de manejar una o más tablas de base de datos a la vez.

                             

Los elementos de Access:

Tablas: Es el conjunto acerca de datos de una persona, cosa o evento ordenadas, como en una hoja de calculo, a través de filas y columnas que forman cuadros.

Consultas: Es una solicitud de información al computador acerca de la base de datos. Las consultas se visualizan mediante la llamada hoja de respuesta dinámica, que es visualizada mediante una tabla o un Conjunto de tablas.

Formularios: Es el sitio en específico en el que se encuentran anotados la información de unos de los datos de la base de datos. En los formularios se puede colocar nombres, apellidos, edad, sexo, fechas, números, imágenes, música, videos, etc.

Los formularios bien realizados son los que ayudan a que el proceso de búsqueda de información, en la base de datos, en el momento en que sea solicitada por el usuario.

Informes: Gracias a los informes el usuario puede imprimir las bases de datos y así poder tener estas bases de datos en una pagina. Los informes pueden mandar a imprimir tablas, consultas o incluso formularios.

Macros: Se utilizan para la creación de funciones específicas y la personalización de un sistema.

Módulos: Es Utilizan para la creación de funciones más complejas y personalizadas que las de los macros.

Controles: Son unos de los elementos gráficos que facilitan la interfaz con el usuario. Los formularios y los informes son controles.

Iniciar y salir de Access

Existen diversas maneras de iniciar Access, pero es importante que identifique el ícono que  representa a esta aplicación, el cual se muestra a continuación:

Para iniciar Access ejecute alguna de las siguientes acciones: En el Menú de Inicio de Windows elija la opción Programas y después dé clic en el ícono de Microsoft Access.

Si existe un ícono de acceso directo a Access sobre el escritorio de Windows, dé doble clic sobre éste. También puede ir al  Explorador de Windows y buscar la carpeta donde está instalada la  aplicación. Una vez ahí, busque el archivo Msaccess.exe y de doble clic en  él.  Al entrar a Access verá una pantalla similar a la siguiente:

En este momento tiene dos opciones:

a)    Crear una base de datos nueva, que puede ser una base de datos en blanco o una base de datos con ayuda de un asistente.

            b)  Abrir una base de datos que ya exista, seleccionando de la lista un archivo usado recientemente o eligiendo la opción Más archivos... para abrir el cuadro de diálogo Examinar y buscar la base de datos manualmente.

Cuando haya decidido lo que desea hacer, verá aparecer la ventana de aplicación de Access. En ese momento ya está listo para utilizar Access.

1.  Para salir de Access puede usar cualquiera de los siguientes caminos:

2.  Dar un clic en el botón de Cerrar de la barra de Título.

3.  Dar doble clic en el icono del menú de Control de Access.

4.  Elegir la opción Salir del menú Archivo.

5.  Pulsar Alt+F4.

Antes de salir, Access le preguntará si desea guardar los cambios que se hayan hecho y aún no estén guardados.

Abrir y cerrar una base de datos

Para abrir una base de datos de Access, inicie Access y elija la opción Más archivos... en el cuadro de diálogo que aparece al entrar. Busque el archivo de base de datos y dé clic en el botón Abrir.  Si ya está ejecutándose Access, elija la opción Abrir del menú Archivo. Aparecerá el cuadro de diálogo Examinar. Busque el archivo de base de datos y dé clic en el botón Abrir. Tome en cuenta que esta acción cerrará la base de datos que tenga abierta para abrir la que acaba de seleccionar.

Descripción del entorno de trabajo

Una vez que esté trabajando en Access tendrá una ventana similar a la que se muestra más adelante, donde aparecerá, además de la barra de menús y la barra de herramientas de la aplicación, la ventana de Base de Datos, que es el centro de control de la base de datos que se está utilizando en un momento dado. A continuación se describe cada elemento de la pantalla:

Barra de título de Access: generalmente  aquí aparece el título de la aplicación, en este caso “Microsoft Access”.

Barra de menús: contiene todos los comandos que se aplican durante el trabajo con una base de datos. Para muchas de las opciones que contiene cada menú existe una forma diferente de ejecutarla, por ejemplo a través de una tecla de método abreviado, un ícono en la barra de herramientas o una opción en la ventana de Base de Datos.

Barra de herramientas: contiene un acceso rápido a algunas de las opciones de los menús con la ventaja de que se encuentran más a la mano y basta dar un clic sobre la que se desea utilizar.

Título de la ventana de Base de datos: muestra el nombre de la base de datos abierta.

Barra de Objetos de la ventana de Base de Datos: contiene una lista de todos los objetos que es posible crear y manipular en una base de datos de Access (tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos).

Accesos directos para creación de nuevos objetos de la ventana de Base de datos: es una lista que muestra las diferentes formas que existen para crear un nuevo objeto.